8 bước kiểm soát tốt hơn quá trình tính lương

Quá trình này có vẻ đặc biệt phức tạp, nhất là cho các doanh nghiệp mới hoặc nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế. Tuy nhiên, với một hệ thống phù hợp, đúng chỗ, bạn có thể quản lý qui trình tính lương một cách hiệu quả, chính xác và đầy đủ.

QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG ĐƠN GIẢN HƠN VỚI 8 BƯỚC SAU ĐÂY

Trên thực tế thành công trong quản lý là yếu tố cần thiết nâng cao hiệu quả và năng suất lao động. Nếu không có một quy trình toàn diện, nhất quán và lặp đi lặp lại thì chắc chắn chỉ có một lượng ít công việc được hoàn thành. Mặc dù thực tế mỗi doanh nghiệp là khác nhau và có thể có những yêu cầu nhất định, nhưng yếu tố cần thiết cho hầu hết các quá trình cơ bản là giống nhau cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Và điểm đến cuối cùng là bức tranh minh hoạ được đưa ra như một lời hướng dẫn và một “cheat sheet” tóm tắt 8 bước cần thiết của một quy trình quản lý tính lương cơ bản, hay việc thực hiện tính lương. Nếu bạn đã cài đặt và thiết lập quy trình tính lương, thì đó cũng là một điều hay nếu như bạn dành thời gian để xem xét và đánh giá lại hệ thống. Và bài viết này như một nhỏ giúp bạn về điều đó.

# 1: Lấy mã số thuế công ty.

Trước khi tuyển dụng nhân viên, bạn cần phải lấy mã số thuế từ Tổng cục Thuế. Đó là điều cần thiết để báo cáo thuế và nộp các tài liệu khác cho cơ quan thuế. Dù biết đây là điều đương nhiên, nhưng đáng ngạc nhiên lớn là rất nhiều công ty không làm điều này, và bị phạt tiền một khoản tiền lớn hàng năm.

# 2: Phân loại rõ giữa nhân viên hợp đồng tự do với nhân viên dài hạn

Biết được sự khác biệt và phân biệt rõ ràng giữa nhân viên tự do trong hợp đồng dịch vụ với nhân viên ký hợp đồng lao động. Đây là sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp mắc phải liên quan đến tính và trả lương, và nó sẽ gây tổn thất cho bạn và cả nhân biên của bạn.

# 3: Giải quyết hồ sơ nhân viên

Tất cả các nhân viên phải có mã số thuế cá nhân. Nếu họ chưa có, thì họ hoặc công ty phải yêu cầu mã số thuế cá nhân. Nhân viên của bạn cũng phải điền vào mẫu đăng ký phụ thuộc và gửi lại để công ty có thể giữ lại đúng số tiền thuế từ lương của họ. Nếu không cung cấp tài liệu hỗ trợ chứng minh người phụ thuộc thì kết quả không có khấu trừ cho người phụ thuộc và tiền thuế sẽ cao hơn cho nhân viên.

# 4: Xem xét cẩn trọng các khoản bồi hoàn cho nhân viên

Cân nhắc cách giải quyết trả lương cho các ngày phép hưởng lương (nghỉ phép và ngày lễ), làm thế nào để bạn theo dõi giờ của nhân viên, và cách trả lương làm ngoài giờ như thế nào, và các khoản liên quan khác.

# 5: Lựa chọn một hệ thống tính lương

Thông thường, các lựa chọn của bạn để quản lý tính lương bao gồm công ty tự tính lương ( in-house) hoặc giải pháp thuê ngoài ( outsourced ). Tuy nhiên, bất kể bạn chọn phương thức nào, bạn – nhà tuyển dụng – có trách nhiệm báo cáo và nộp các loại thuế lương.

# 6: Thiết lập tính lương … lên kế hoạch trước

Một khi bạn có tất cả các mẫu đơn và thông tin, bạn có thể bắt đầu thực hiện tính lương. Tôi không thể nhấn mạnh điều này là đủ. Thực hiện tính lương trước thời hạn trả lương. Và nhiều công ty chậm trả lương bởi vì họ không có kế hoạch cho các ngày nghỉ hoặc đóng cửa ngân hàng.

Vạch ra một thời gian biểu thực hiện tính lương cho phép bạn có đủ thời gian để xử lý việc tính lương và điểu chỉnh và huỷ bỏ các sai sót trước khi nhân viên nhận tiền lương của họ. Thực hiện quy trình tính lương hai hoặc ba ngày trước ngày lương thực tế.

# 7: Lưu giữ hồ sơ một cách thông minh

Luật nhà nước yêu cầu các công ty phải lưu giữ môt số hồ sơ nhất định trong thời gian hạn định. Bạn phải giữ các mẫu kê khai thuế, ngày và số tiền của tất cả các mẫu thuế. Lưu giữ hồ sơ thì dễ dàng, mà tìm kiếm chúng mới là khó khăn. Tạo một hệ thống để lưu trữ, nộp các giấy tờ, và tiếp tục lưu cho đến ngày hiện hành. Giống như một khu vườn, một hệ thống tập tin tốt phải được lượt bớt và duy trì hàng ngày. Đừng chờ đến khi phải nộp. Hãy kê khai thường xuyên.

# 8: Báo cáo thuế lương

Bạn sẽ ngạc nhiên về số lần mà các doanh nghiệp không báo cáo thuế tiền lương theo đúng thời hạn. Có một số loại báo cáo thuế lương phải được nộp cho Cục thuế hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Lên kế hoạch thời gian biểu tốt cho việc kê khai thuế là cực kì quan trọng cho việc tránh các khoản phạt.

GIÚP VIỆC QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG CỦA BẠN DỄ DÀNG HƠN CHỨ KHÔNG KHÓ HƠN

Có rất nhiều nguồn khác nhau đáng tin cậy để hỗ trợ bạn điền chi tiết cụ thể các bước. Bạn có thể bắt đầu với Tổng cục Thuế và các trang web khác, hoặc xem xét một trong những công cụ phần mềm sẵn có cho quản lý tính lương.

Lưu trữ hồ sơ và phát triển một hệ thống cho việc duy trì và cập nhật tài liệu đó cũng là chìa khóa cho một quá trình quản lý tính lương thành công – hoặc các quá trình khác có liên quan.

Nguồn: http://hrinsider.vietnamworks.com/

Search This Blog

Thư viện IT và cuộc sống